Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website ist:

Zweckverband Studieninstitut für kommunale Verwaltung Hellweg-Sauerland
Aldegreverwall 24
59494 Soest

Telefon: 02921 / 3641-10
Fax: 02921 / 3641-30
E-Mail: info@shs-soest.de
Website: www.studieninstitut-soest.de

Vertreten durch den Verbandsvorsteher.

2. Datenschutzbeauftragte / Datenschutzbeauftragter

Unsere Datenschutzbeauftragte / unser Datenschutzbeauftragter ist erreichbar unter:

Name: NN
Anschrift: NN
E-Mail: NN

Bitte verwenden Sie für vertrauliche Anfragen zum Datenschutz möglichst die oben genannte Datenschutz-Kontaktadresse.

3. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung dieser Website, zur Bearbeitung Ihrer Anfragen, zur Durchführung unserer Aufgaben als Studieninstitut, zur Abwicklung von Anmeldungen, Buchungen, Lehrgängen, Seminaren und sonstigen Verwaltungsverfahren oder aufgrund gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Hierzu gehören beispielsweise Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, IP-Adresse, Anmeldedaten zu Veranstaltungen, Kommunikationsinhalte und technische Nutzungsdaten.

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere auf Grundlage der Datenschutz-Grundverordnung, des Datenschutzgesetzes Nordrhein-Westfalen und, soweit Zugriffe auf Endeinrichtungen wie Cookies oder vergleichbare Technologien betroffen sind, des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes.

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere auf folgenden Rechtsgrundlagen:

Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 3 DSG NRW, soweit die Verarbeitung zur Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt.

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder eines Vertrags erforderlich ist, etwa bei Anmeldungen, Buchungen oder Teilnahme an Veranstaltungen.

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit wir rechtlich zur Verarbeitung verpflichtet sind, beispielsweise aufgrund haushalts-, steuer-, archiv-, prüfungs- oder aufbewahrungsrechtlicher Pflichten.

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit Sie uns eine Einwilligung erteilt haben, zum Beispiel für bestimmte optionale Dienste, Newsletter- oder E-Mail-Zusendungen oder nicht notwendige Cookies.

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO kommt nur zur Anwendung, soweit dies für öffentliche Stellen ausnahmsweise zulässig ist und berechtigte Interessen überwiegen.

5. Bereitstellung der Website und Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Website verarbeitet der Webserver automatisch Informationen, die Ihr Browser übermittelt. Hierzu können gehören:

IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite oder Datei, übertragene Datenmenge, Referrer-URL, Browsertyp und Browserversion, Betriebssystem, Hostname des zugreifenden Rechners sowie Statuscodes.

Die Verarbeitung dieser Daten ist technisch erforderlich, um die Website auszuliefern, die Stabilität und Sicherheit des Angebots zu gewährleisten und Missbrauch oder Störungen zu erkennen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 3 DSG NRW. Soweit Sicherheitsinteressen betroffen sind, kann ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO herangezogen werden.

Server-Logfiles werden nur so lange gespeichert, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist. Eine längere Speicherung erfolgt nur, wenn dies zur Aufklärung von Sicherheitsvorfällen oder zur Rechtsverfolgung erforderlich ist.

6. Hosting und technischer Betrieb

Unsere Website wird bei einem technischen Dienstleister gehostet. Dabei verarbeitet der Hosting-Dienstleister personenbezogene Daten, insbesondere technische Zugriffsdaten und Server-Logfiles, in unserem Auftrag.

Ostwestfalen-Lippe-IT (OWL-IT)
Am Lindenhaus 19 32657 Lemgo

Mit dem Dienstleister wurde, soweit erforderlich, ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

Die Verarbeitung erfolgt zur sicheren, stabilen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 3 DSG NRW.

7. Cookies und vergleichbare Technologien

Unsere Website kann Cookies oder vergleichbare Technologien verwenden. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Sie können technisch erforderlich sein, um die Website bereitzustellen, oder optional eingesetzt werden, etwa für Statistikzwecke.

Technisch erforderliche Cookies werden auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG eingesetzt. Soweit durch technisch erforderliche Cookies personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 3 DSG NRW.

Nicht technisch erforderliche Cookies oder vergleichbare Technologien setzen wir nur ein, wenn Sie zuvor eingewilligt haben. Rechtsgrundlage für den Zugriff auf Ihr Endgerät ist § 25 Abs. 1 TDDDG; Rechtsgrundlage für die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Sie können Cookies in den Einstellungen Ihres Browsers löschen oder blockieren. Bei der Deaktivierung technisch notwendiger Cookies kann die Funktionalität der Website eingeschränkt sein.

8. Webanalyse mit Matomo

Statistische Erfassung von Besuchen mit Matomo

Wir nutzen zur statistischen Auswertung und Verbesserung unseres Internetangebots die Webanalyse-Software Matomo. Die Analyse erfolgt nach unserer derzeitigen Konfiguration auf einem von uns kontrollierten bzw. selbst betriebenen Server. Eine Weitergabe der Analysedaten an Dritte zu Werbezwecken findet nicht statt.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

gekürzte IP-Adresse, aufgerufene Seiten, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Verweildauer, verwendeter Browser, Betriebssystem, Referrer-URL und Interaktionen mit der Website.

Die IP-Adresse wird vor der Speicherung anonymisiert oder gekürzt, sodass eine direkte Zuordnung zu einzelnen Personen grundsätzlich nicht möglich ist.

Die Verarbeitung erfolgt zur Reichweitenmessung, Fehleranalyse und Verbesserung unseres Webangebots.

Soweit Matomo ohne einwilligungsbedürftige Cookies und mit anonymisierter IP-Adresse betrieben wird, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 3 DSG NRW. Soweit Matomo Cookies oder vergleichbare Technologien verwendet, die nicht unbedingt erforderlich sind, erfolgt der Einsatz nur auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Sie können der statistischen Erfassung widersprechen bzw. eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

9. Kontaktaufnahme per E-Mail, Telefon, Fax oder Kontaktformular

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon, Fax oder über ein Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Dazu können gehören:

Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift, Organisation/Dienststelle, Inhalt der Nachricht, Zeitpunkt der Anfrage sowie technische Metadaten.

Die Verarbeitung erfolgt je nach Inhalt der Anfrage auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 3 DSG NRW, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

10. Kurs-Suche, Buchungen, Anmeldungen und Wartelisten

Über unsere Website können Informationen zu Lehrgängen, Seminaren, Fortbildungen und sonstigen Veranstaltungen abgerufen werden. Soweit Sie sich für eine Veranstaltung anmelden, eine Buchung vornehmen, einen Wartelistenplatz anfragen oder eine entsprechende Anfrage stellen, verarbeiten wir die dafür erforderlichen personenbezogenen Daten.

Hierzu können insbesondere gehören:

Name, Vorname, Dienststelle/Arbeitgeber, Funktion, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Rechnungs- oder Buchungsdaten, gewünschte Veranstaltung, Teilnahmestatus, Wartelistenstatus, Kommunikationsdaten sowie gegebenenfalls weitere für Organisation, Durchführung, Abrechnung und Nachweis der Veranstaltung erforderliche Angaben.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung der Anmeldung, Organisation und Durchführung der Veranstaltung, Kommunikation mit Teilnehmenden und Dienststellen, Erstellung von Teilnahmebescheinigungen, Abrechnung sowie Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 3 DSG NRW, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Empfänger der Daten können je nach Veranstaltung interne Organisationseinheiten, Dozentinnen und Dozenten, entsendende Dienststellen, Abrechnungsstellen, IT-Dienstleister sowie prüfungs- oder verwaltungsrechtlich zuständige Stellen sein, soweit dies erforderlich oder gesetzlich vorgesehen ist.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

11. Zusendung von Seminarlisten per E-Mail

Wenn Sie die Zusendung einer Seminarliste per E-Mail anfordern, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und gegebenenfalls weitere von Ihnen angegebene Daten, um Ihnen die gewünschte Information zuzusenden.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, sofern die Zusendung auf Ihrer Einwilligung beruht, oder Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 3 DSG NRW, soweit die Zusendung zur Erfüllung unserer öffentlichen Aufgabe und auf Ihre konkrete Anfrage hin erfolgt.

Sie können eine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

12. Kommunikation mit Dozentinnen, Dozenten und Mitarbeitenden

Auf unserer Website werden Kontaktdaten von Mitarbeitenden und Ansprechpersonen veröffentlicht. Wenn Sie diese Personen kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 3 DSG NRW, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

13. Downloads, Dokumente und Formulare

Unsere Website kann Dokumente, Ausschreibungen, Formulare, PDF-Dateien oder sonstige Downloads bereitstellen. Beim Abruf dieser Dateien werden technische Zugriffsdaten verarbeitet, wie unter „Bereitstellung der Website und Server-Logfiles“ beschrieben.

Wenn Formulare ausgefüllt und an uns übermittelt werden, verarbeiten wir die darin enthaltenen personenbezogenen Daten entsprechend dem jeweiligen Zweck, etwa zur Anmeldung, Bearbeitung von Anfragen, Durchführung von Lehrgängen oder Erfüllung gesetzlicher Aufgaben.

14. Barrierefreiheit und Feedback

Soweit Sie uns Hinweise zur Barrierefreiheit, technische Probleme oder sonstiges Feedback übermitteln, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Prüfung und Bearbeitung Ihrer Mitteilung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 3 DSG NRW.

15. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten werden innerhalb des Studieninstituts nur den Stellen zugänglich gemacht, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.

Eine Übermittlung an externe Empfänger erfolgt nur, wenn dies erforderlich oder gesetzlich zulässig ist. Mögliche Empfänger sind insbesondere:

IT- und Hosting-Dienstleister, Dienstleister für Websitebetrieb und Wartung, Dozentinnen und Dozenten, entsendende Dienststellen oder Arbeitgeber, Abrechnungs- und Zahlungsstellen, Prüfungs- oder Aufsichtsbehörden, öffentliche Stellen bei gesetzlicher Verpflichtung sowie sonstige Empfänger, soweit Sie eingewilligt haben oder eine gesetzliche Grundlage besteht.

Eine Weitergabe zu Werbezwecken oder ein Verkauf personenbezogener Daten findet nicht statt.

16. Auftragsverarbeitung

Soweit wir Dienstleister einsetzen, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, geschieht dies auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die Dienstleister dürfen die Daten nur nach unseren Weisungen und nicht zu eigenen Zwecken verarbeiten.

17. Drittlandübermittlungen

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums findet nur statt, wenn hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht und die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind.

18. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Danach werden die Daten gelöscht, gesperrt oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

Für Buchungs-, Abrechnungs-, Haushalts- und Nachweisdaten können gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten. Kommunikationsdaten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist, sofern keine Dokumentations- oder Aufbewahrungspflichten bestehen.

19. Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten

Bei der rein informatorischen Nutzung unserer Website müssen Sie grundsätzlich keine Daten aktiv bereitstellen. Die Verarbeitung technischer Zugriffsdaten ist jedoch erforderlich, um die Website anzeigen zu können.

Für Kontaktanfragen, Anmeldungen, Buchungen oder sonstige Vorgänge sind bestimmte Angaben erforderlich. Ohne diese Angaben können wir die jeweilige Anfrage oder Anmeldung möglicherweise nicht bearbeiten.

20. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

21. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften folgende Rechte:

Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO, Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO, Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO, Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO, Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO, Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO und Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO.

Wenn Sie eine Einwilligung widerrufen, bleibt die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf unberührt.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an uns oder an unsere Datenschutzbeauftragte / unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

22. Widerspruchsrecht

Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

23. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt.

Zuständige Aufsichtsbehörde ist regelmäßig:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Telefon: 0211 / 38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

Die LDI NRW nennt diese Kontaktdaten selbst als Erreichbarkeit.

24. Sicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Zerstörung, Veränderung, unbefugten Zugriff und unbefugte Offenlegung zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technischen Entwicklung fortlaufend angepasst.

25. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand: Juni 2026.

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich die Website, eingesetzte Dienste, rechtliche Anforderungen oder interne Verarbeitungsprozesse ändern.